הכנה מראש – לפני פנייתכם לשירות הלקוחות, כדאי לקחת זמן ולהכין את הפרטים והשאלות שלכם. כך תוכלו להיות מוכנים ולקבל את התשובות המדוייקות והמלאות.

שימוש בפלטפורמות מקוונות – רבות מחברות היום מציעות פלטפורמות מקוונות לתמיכה בלקוחות. כדאי לנסות לפנות דרך הפלטפורמה המקוונת תחילה, מאחר וכך תוכלו לחסוך זמן ואנרגיה שלא נדרש בפניות טלפוניות.

התנהגות נאותה גם מהצד שלכם – חשוב להיות מבוססים ומקשיבים לנציגי השירות הלקוחות ולתת להם להשלים את התפקיד שלהם. כדאי להשתדל להתנהג בצורה מכבדת ונעימה, גם אם לא מקבלים תשובות באופן מיידי.

הצגת נתונים מדויקים – כדאי להציג את הפרטים והנתונים שלכם במדוייק ובצורה ברורה, כך שהנציגים יוכלו לסיים את התהליך שלכם במהירות וביעילות.

הבנה לגבי התהליך – חשוב להבין את התהליך המלא של טיפול בבעיה, כלומר להבין שלפעמים הבעיה לא תפתר באותו הרגע. חשוב להיות סבלניים ואמפתיים.

היו מפורטים – כאשר אתם פונים לשירות לקוחות, נסו להיות מפורטים ומתארים את הבעיה או השאלה שלכם בצורה מדוייקת וברורה. כך תוכלו לקבל תשובה מהירה ומדוייקת מצד הנציגים.

התנהגו בצורה שמכבדת את כולם– גם אם אתם כועסים, נסו להתנהג בצורה מכבדת אל מול מי שבצד השני. זה עשוי לעזור לכם לקבל את התמיכה המתאימה ואף לפתור את הבעיה שלכם בצורה יעילה יותר. נציג מרוצה = עזרה מרבית.

נסו להיות חברותיים – גם אם התקשורת בינכם לבין הנציגים של החברה היא מקצועית, נסו להיות חברותיים ומצחיקים. זה עשוי להפחית את רמת המתח בין הצדדים ולגרום לנציגים להיות יותר מעורבים ואכפתיים.

כתבו את סיכום השיחה – שמרו על רישום של התקשורת שלכם עם החברה, כולל מספרי טלפון, תאריכי שיחות, וכל מידע אחר הקשור לתקשורת שלכם עם החברה. זה עשוי לסייע לכם במקרה של בעיה עתידית או תלונה.

הקליטו את השיחה – כך תוכלו להוכיח בעתיד שכבר פניתם בעבר לחברה, במידה והבעיה שלכם לא פנתרה.